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杨陵区人民政府，管委会各工作部门、各直属机构：
《杨凌示范区城市建设工程档案管理办法》已经管委会同意，现予印发，请遵照执行。
二○○四年五月二十一日
杨凌示范区城市建设工程档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强城市建设工程档案管理，充分发挥档案资料在城市规划、建设及管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及城市建设工程档案管理的相关法律法规，结合示范区实际，特制定本办法。
第二条 凡在示范区行政区域内新建、改建、扩建的房屋建筑工程和市政基础设施工程的档案管理，均应遵守本办法。
本办法所称房屋建筑工程是指示范区内的各类房屋建筑（农用建筑除外）及其附属设施和与其配套的线路、管道、设备安装工程及室内外装饰装修工程；市政基础设施工程是指城市道路、桥涵、公共交通、供水、排水、燃气、热力、园林、环卫、污水处理、垃圾处理、防洪、地下公共设施及附属设施的土建、管道及设备安装工程。
第三条 本办法所称的城市建设工程档案（以下简称：城建档案）是指在城市规划、建设及其管理过程中直接形成的、具有归档保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式和载体的历史记录（包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，具体参见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001）。
第四条 城建档案管理应当符合国家有关档案归属与流向的整体规划和要求，有利于城市规划、建设及管理的需要。
第五条 城建档案管理工作实行统一领导，集中管理和分级管理相结合的原则，确保档案的完整、安全和有效利用。
第二章 城市建设工程档案管理机构及其职责
第六条 示范区建设行政主管部门依法对本行政区域内城建档案的管理（包括档案的整理、汇总和报送）实施监督，同时依法查处城建档案管理过程中的违法行为；示范区城建档案管理部门具体负责本行政区域内城建档案的验收及验收后的管理工作。
杨陵区建设行政主管部门负责本区域内的城建档案的管理工作，业务上接受示范区档案行政主管部门的监督、指导。
第七条 城建档案管理部门的主要职责：
（一）根据国家有关法律法规和方针政策，制定本行政区域内的城建档案事业发展计划和规章制度；
（二）负责本行政区域内城建档案的验收、保管和提供利用；
（三）对城建档案管理工作进行业务指导和监督；
（四）组织并指导本行政区域内城建档案的理论研究、宣传教育及业务培训工作；
（五）积极开发城建档案资源，编纂档案史料，为城市建设服务。
第八条 城建档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备城建档案管理的相关业务知识。
第三章 城市建设工程档案资料的整理
第九条 从事建设、勘察、设计、施工、监理的单位要按照GB/T50328-2001相关要求，建立相应机构，配备必要设施，明确管理责任，将城建档案的整理工作纳入工程建设管理的相关环节及有关人员的职责范围，接受城建档案管理部门的监督、指导。
第十条 城建档案整理工作要与工程建设同步进行。
建设单位在工程申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理和审查工作；工程立项后要及时与城建档案管理部门签订《城市建设工程档案报送责任书》，全面收集、整理和汇总城建档案；工程竣工验收前，城建档案须经城建档案管理部门验收合格后，方可申请竣工验收。
第十一条 建设行政主管部门在办理建设工程规划许可证时，应当查验建设单位与城建档案管理部门签订的《城市建设工程档案报送责任书》，未签订者，不予办理《建设工程规划许可证》。
第十二条 建设单位负责城建档案的收集、整理、汇总和报送，接受城建档案管理部门对档案资料的验收。
建设单位应按GB/T50328-2001的规定，要求勘察、设计、施工（专业分包，劳务分包）、监理等单位归集、整理相关档案资料。
第十三条 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的城建档案首先向建设单位汇总，接受建设单位对城建档案质量的审查，审查合格后由建设单位编制清单，交接双方签字盖章后正式交接。
第十四条 城建档案的归档范围参见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001。
第四章 城市建设工程档案报送及验收
第十五条 凡在示范区内进行新建、改建、扩建的房屋建筑和市政基础设施建设的单位或个人，均应按照城建档案的验收及报送程序，将其形成的档案资料直接报送城建档案管理部门。
杨陵区各城市建设工程档案形成单位，应将其形成的档案资料向所在杨陵区城建档案管理部门报送，其中跨区及示范区以上重点项目的城建档案应直接报送示范区城建档案管理部门。
第十六条 城建档案验收由建设单位组织相关单位的技术负责人和档案管理人员参加，城建档案管理部门验收。
第十七条 城建档案的验收应在工程竣工验收前进行，未验收或验收不合格者，不得进行工程竣工验收。
第十八条 建设行政主管部门在办理工程竣工验收备案时，应当查验城建档案管理部门出具的《城市建设工程档案验收认可书》，未经认可者，不予办理建设工程竣工验收备案，房产管理部门不予发放《房屋所有权证》。
第十九条 城建档案验收的具体程序：
（一）建设单位按GB/T50328-2001的规定，将应归档的城建档案收集齐全并进行认真自检（对于自检中缺少的项目要及时查补，特殊情况须做出书面说明），自检完毕后向城建档案管理部门领取《城市建设工程档案验收申请表》，提请城建档案管理部门验收。
（二）城建档案管理部门收到建设单位的《城市建设工程档案验收申请表》后，应在5个工作日内予以答复，对不符合规定的，应明确说明理由；对符合规定的，自收到《申请表》之日起7个工作日内予以组织验收。
（三）对城建档案验收不合格的，城建档案管理部门应在5日内下达《城市建设工程档案验收整改通知书》，并责成建设单位在1个月内限期整改，整改不合格或逾期不整改者不得申请竣工验收，整改合格后重新申请竣工验收；对城建档案验收合格者，城建档案管理部门须在5日内出具《城市建设工程档案验收认可书》。
第二十条 经验收的城建档案，报送时应符合以下要求：
（一）建设单位应在工程竣工验收备案后3个月内，向城建档案管理部门报送一套完整、准确、齐全的城建档案（原件），如遇特殊情况不能按规定报送者，建设单位应当提出延期申请，经城建档案管理部门批准后可延期1个月。
（二）归档的城建档案至少应有两套，一套报送城建档案管理部门（原件），一套由建设单位保管。
（三）建设、房产以及质监等部门所需备案的文件材料原件只有一份的，由城建档案管理部门提供复印件并加盖公章说明原件存放地点，等同原件。
（四）城建档案要按照工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件（参见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001）分类组卷和排列装订，要求使用规格统一的档案装具。
（五）城建档案一律采用耐久性强的书写材料（兰黑或碳素墨水）填写，要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。竣工图由建设单位组织相关单位编制，要求图纸与工程实体相符，并加盖经审查签字的“竣工图章”。
（六）停建、缓建的城建档案暂由建设单位保管，待工程续建完成后按程序报送城建档案管理部门。
第五章 城市建设工程档案保管和利用
第二十一条 城建档案管理部门对接收的档案应进行科学规范管理，确保档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第二十二条 城建档案管理部门应当建立健全档案接收、整理、鉴定、保管、统计、检索和利用的各项管理制度，确保档案的完整无损，对破损的档案资料要及时补救。对需要永久保存的珍贵档案，应采用扫描、刻录、缩微、光盘存储及数字化加工等先进技术予以备份保存。
第二十三条 城建档案管理部门应当为社会利用档案创造便利条件，在向社会提供利用和开展档案服务时，城建档案管理部门可按照物价部门核准的收费标准进行必要收费。
第二十四条 城建档案管理部门对保存的珍贵档案，应当用复制品代替原件提供利用，原件妥善保存。
对于城建档案管理部门盖章或其法定代表人签名的档案复印件，等同原件。
第二十五条 城建档案管理部门应积极开发档案信息资源，大力开展档案服务和利用工作，为查阅档案的单位或个人提供优质服务，充分发挥档案资料在城市建设中的作用。
第二十六条 单位利用城建档案时，应当出具相关证明或介绍信，公民个人利用城建档案时须持个人的合法证件，经城建档案管理部门批准后，方可利用。
捐赠、寄存城建档案的单位或个人利用本单位或本人捐赠和寄存的档案时，城建档案管理部门应当无偿提供服务。
国外组织或个人利用已开放的档案资料时，须经城建档案管理部门主要负责人批准。
第二十七条 城建档案管理部门应当为档案利用者提供必要场所，需要查阅和复制的档案资料须在指定场所进行，档案资料一律不得外借出馆，特殊图纸需外出复制时，由城建档案管理工作人员负责办理。
第二十八条 从事城建档案管理的单位及其工作人员应遵守国家的保密制度，不得将其保管的档案资料交换、转让、涂改、出卖、倒卖或私自损毁，严防档案资料散失或泄密。
第六章 法律责任
第二十九条 违反本规定的，由城建档案管理部门提请建设行政主管部门根据有关规定依法处理。
第三十条 城建档案的形成部门、管理部门、建设单位及其相关工作人员不按本办法进行城建档案的收集、整理、报送和验收的，由建设行政主管部门给予警告，责令限期改正，并对直接责任人依法予以处理。
第七章 附 则
第三十一条 本办法具体应用中的问题由示范区规划建设土地局、示范区档案局负责解释。
第三十二条 本办法自公布之日起实行。
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